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移动医疗支付方案的财务风险与对策

添加时间:2019-08-20 14:39

  一、移动医疗服务模式基本情况

  移动医疗服务模式是医院借助第三方服务平台, 采用微信、支付宝作为用户入口与支付方式, 根据患者移动服务需求, 优化医院诊疗流程, 为患者提供移动化、一体化、全流程、闭环管理的就诊服务。以医院现有HIS医疗信息管理系统为基础, 通过功能优化, 实现患者通过智能手机在微信或支付宝中关注医院公众号, 提供门诊预约挂号、费用支付、检查报告、费用明细及就诊反馈等移动服务功能。

  随着移动医疗服务平台的推广, 移动线上支付模式已经广泛运用, 为提供患者优质的医疗服务, 大型医院门诊挂号缴费模式已从单一的窗口模式, 演变成现金、POS机刷卡、微信、支付宝、银行自助机等多元化的支付方式, 简化了就诊服务环节, 缓解了收费窗口压力, 减少现金流动管理风险。

  二、移动医疗支付业务流程

  通过使用移动互联网第三方平台的方式, 采取第三方软件与支付宝、微信连接, 再与医院HIS系统对接, 完成医院HIS信息系统、移动第三方软件平台、患者手机的移动支付业务。

  1. 业务运作流程

  患者通过微信或支付宝的医院公众号进行预交金充值服务、预约挂号;现场就诊后, 医院HIS医疗信息系统将处方信息推送至医院公众号, 提示缴费信息;患者可以选择窗口缴费、线上缴费、自助机缴费等多种方式, 如选择线上缴费后, 医院公众号将提交缴费信息实时推送至医院HIS信息系统, 患者最后到医院执行科室完成就诊, 实现医疗收入 (如图1) .

图1

图1

  2. 资金运行流程

  患者通过医院公众号平台, 使用支付宝、微信等工具支付资金后, 同时计入医院的微信或支付宝的资金账户, 微信或支付宝账户均采取T+1的方式自动转入医院绑定的银行账户 (如图2) .

图2

图2

  三、移动医疗支付带来的财务风险

  (一) 单边账对账清账风险

  微信、支付宝是通过第三方平台软件支付, 且大多都是T+1时间才将资金转账至医院的银行账户。实际业务中, 由于网络支付环境不畅通、第三方软件问题等原因, 导致收费资金、医院HIS信息系统、第三方平台软件数据不相符, 从而形成单边账的情况时有发生。例如:患者线上已缴费或现场扫码缴费后, 由于网络问题, 发现医院HIS信息系统未计入医疗收入, 从而造成资金已收, 单位未记的情况;也有系统漏洞造成的医院HIS信息系统已计入医疗收入, 患者线上未支付成功的情况。虽然医院已经研发了电子对账平台, 但由于实际业务量多, 情况复杂, 对账电子平台自动比对差异数据后, 仍存在异常数据原因不清、退款操作与平台不对接等业务问题;且对账一般都存在滞后的情况, 如内控制度不及时更新, 人员责任心不强, 容易造成账户对账不及时、记账不清楚、对账不平、差异处理有误等财务隐患或风险。

  (二) 第三方系统设计存在漏洞风险

  医院采取的第三方平台软件, 通过与互联网连接, 实现信息传递, 资源共享服务, 不妨会出现系统病毒、设计漏洞等情况, 例如系统初始运行设计时常常会出现偏差, 造成数据不全、异常情况较多的情况;而系统后期维护频繁更换程序员, 造成维护规则不统一, 也会直接影响到数据的稳定性等等情况, 以上均会给线上资金管控带来安全隐患风险、大大增加了线上资金管控的难度。

  3. 线上退费管控风险。

  线上退费一般分为两种类型, 一是正常退费, 也就是患者线上支付后, 未进行就诊, 申请退费的情况。另一种则是交易异常退费, 往往是患者线上支付成功后, 医院HIS系统未计入医疗收入的情况。由于传统的退费均需持有发票、处方等单据进行操作, 而线上支付, 大多退费的患者还未打印发票或是纸质单据, 在退费上几乎是无纸化业务, 无形中增加了退费风险管控难度。

  四、探讨移动医疗支付风险管控措施

  (一) 健全移动支付对账信息平台

  结合医院实际移动支付业务流程, 建议逐步健全的线上对账平台, 并由专人负责对账、限期开展清账工作。具体功能是系统应每日自动对HIS医疗收入与微信、支付宝资金流水进行比对, 包括交易类型, 支付通道、支付流水号、支付通道交易金额、医院金额、错误原因、操作建议等, 生成线上异常交易清单。通过设计程序规则, 系统可自动识别异常原因, 针对不同情况, 提出处理建议。对于列明差异原因的, 系统按规则进行处理;对不能识别原因的, 查明原因处理后, 要及时在对账系统中进行核销。系统应每日自动编制“微信或支付宝线上支付余额调节表”, 出具“交易异常明细清单”, 财务部门应指定专人对“线上支付余额调节表”中的未达账项进行跟踪处理, 限期处理完毕, 按月整理装订“线上支付余额调节表”、“交易异常明细清单”以及“交易异常处理情况一览表”备查。

  (二) 构建多级审批线上退费制度

  线上退费管控难点在于一是如何快而准地识别退费类别及性质;二是如何合理设置线上退费操作流程。为堵塞管理漏洞, 建议设置退费三级审批制度以及对账与操作相分离的岗位管控机制, 即分别设置对账岗、退费操作岗、退费审核岗、上限授权岗。线上退费流程具体建议, 一是对于线上正常退费的情况, 应由执行科室在HIS信息系统中提出退费申请, 患者须到收费窗口进行现场确认, 收费人员要检查退费手续是否合理完备后, 在HIS信息系统中点击退费确认, 系统将自动原路退回到付款账户;二是对于交易异常的情况, 要在对账平台查明原因后, 进行原路退回, 具体是对账岗人员按日核对, 打印“线上交易异常退费清单表”, 按医院审批流程报批后, 经退费审核岗人员复核后, 由退费操作岗人员进行线上批量操作退款, 即通过微信或支付宝商户平台进行原路退回操作;如超过一定金额的退费, 还须提交至退费授权岗人员进行复核后完成退费操作。

  (三) 控制线上预存缴费金额

  基于线上支付的财务风险, 建议医院采取设置线上预存金额的方式, 减少环节资金的存放。医院可采取设置预存挂号金额的方式, 限制每次预存金额, 例如预存金额以单次诊察标准为上限预存, 即患者就诊前, 仅需预存足够的单次挂号费用即可, 减少了预交金额度, 降低了大量预交金流动的管理风险。

  (四) 做好第三方软件对接网络防护安全

  医院HIS系统通过第三方软件, 提升了医疗服务的同时, 增加了与互联网的连接的维度, 各种数据与互联网信息共享传递, 势必带来了财务数据安全的管理风险。因此, 建议医院在选择第三方软件提供移动医疗服务, 采取防火墙、网闸、防毒设备等物理办法和软件程序设置等手段, 做好外部网络与内部网络双向安全防护。尤其是涉及资金安全方面, 应由财务人员参与制定规则与流程, 通过专业信息化的技术手段, 堵塞软件漏洞造成的财务风险隐患。

  (五) 增设线上资金监督管理措施

  除了应对退费、支付方式等具体业务进行流程重塑外, 为防范潜在的财务风险, 建议医院增设线上资金监督管理措施, 例如增设“线上收费稽核岗或组”, 每天对门诊、住院患者的收入、退费、结算情况进行核查;内设审计部门每月不定期对收费员线上退费、对账、清账等进行突击抽查, 核对库存, 清查账目, 从内部监督上确保了资金安全;建立移动支付预警管控机制, 结合医院实际业务, 设置可控风险指标与标准上限, 当达到预警额度时, 及时给予提醒与防范, 达到事前防范财务风险的管控目的。

  本文仅是浅议了线上支付模式下的针对已发生的财务风险提出的管控措施及建议, 但并随着线上交易金额逐年倍增, 移动服务模式的不断深入与拓宽, 这就要求财务部门需要紧跟业务流程, 及时发现财务风险点, 同步更新财务内控管理。